Meldestelle nach § 12 HinSchG

Richtlinie zum Umgang mit dem Hinweisgebersystem Oreamnos WBT

Die Eibsee-Hotel-Gruppe hat ein Hinweisgebersystem eingerichtet, dass den Erfordernissen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gerecht wird. Um dies zu gewährleisten, verwenden wir die Software Oreamnos WBT.

Im Folgenden wird erläutert, wie das Verfahren der Meldungen konkret ausgestaltet ist und welche Rechte und Pflichten allen Beteiligten dabei zukommen.

1. Organisationsform der Meldestelle

Um die größtmögliche Neutralität zu gewährleisten und Vertrauen zu schaffen, haben wir uns dazu entschieden, die Bearbeitung der Hinweise über das Hinweisgebersystem an eine unparteiische Ombudsstelle abzugeben. Die SRS Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft übernimmt diese Aufgabe. Die Ombudsstelle bearbeitet die Angelegenheiten selbstständig und neutral, ohne inhaltlichen Anweisungen durch unser Unternehmen zu unterliegen. Das Personal der Ombudsstelle verfügt über die nötige Fachkunde und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sofern gewünscht, wahrt sie die Identität der hinweisgebenden Person.

2. Kreis der hinweisgebenden Personen und Inhalt der Meldungen

Das Hinweisgebersystem steht allen Beschäftigten der Eibsee-Hotel-Gruppe als Meldeverfahren bezüglich bestimmter Kategorien von Rechtsverstößen offen. Beschäftigte in diesem Sinne sind:

• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
• überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer,
• Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind und
• Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind.

Folgende Rechtsverstöße können von diesen über das Hinweisgebersystem gemeldet werden:

1. Verstöße, die strafbewehrt sind (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG)
2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient (§ 2 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG)
3. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. a HinSchG)
4. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Produktsicherheit und -konformität (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. b HinSchG)
5. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Sicherheit im Straßenverkehr, die das Straßeninfrastruktursicherheitsmanagement, die Sicherheitsanforderungen in Straßentunneln sowie die Zulassung zum Beruf des Güterkraftverkehrsunternehmers oder des Personenkraftverkehrsunternehmers (Kraftomnibusunternehmen) betreffen (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. c HinSchG)
6. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Gewährleistung der Eisenbahnbetriebssicherheit (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. d HinSchG)
7. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Sicherheit im Seeverkehr (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. e HinSchG)
8. sonstige Verstöße gegen Vorgaben zur zivilen Luftverkehrssicherheit (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. f HinSchG)
9. sonstige Verstöße gegen Vorgaben zur sicheren Beförderung gefährlicher Güter (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. g HinSchG)
10. sonstige Verstöße gegen Vorgaben zum Umweltschutz (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. h HinSchG)
11. sonstige Verstöße gegen Vorgaben zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. i HinSchG)
12. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. j HinSchG)
13. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, zur ökologischen Produktion und zur Kennzeichnung von ökologischen Erzeugnissen, zum Schutz geografischer Angaben für Agrarerzeugnisse und Lebensmittel einschließlich Wein, aromatisierter Weinerzeugnisse und Spirituosen sowie garantiert traditioneller Spezialitäten, zum Inverkehrbringen und Verwenden von Pflanzenschutzmitteln sowie zur Tiergesundheit und zum Tierschutz, soweit sie den Schutz von landwirtschaftlichen Nutztieren, den Schutz von Tieren zum Zeitpunkt der Tötung, die Haltung von Wildtieren in Zoos, den Schutz der für wissenschaftliche Zwecke verwe2ndeten Tiere sowie den Transport von Tieren und die damit zusammenhängenden Vorgänge (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. k HinSchG)
14. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Organe und Substanzen menschlichen Ursprungs, Human- und Tierarzneimittel, Medizinprodukte sowie die grenzüberschreitende Patientenversorgung (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. l HinSchG)
15. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Herstellung, zur Aufmachung und zum Verkauf von Tabakerzeugnissen und verwandten Erzeugnissen (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. m HinSchG)
16. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes im Zusammenhang mit Verträgen zwischen Unternehmern und Verbrauchern sowie zum Schutz von Verbrauchern im Bereich der Zahlungskonten und Finanzdienstleistungen, bei Preisangaben sowie vor unlauteren geschäftlichen Handlungen (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. n HinSchG)
17. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikation, zum Schutz personenbezogener Daten im Bereich der elektronischen Kommunikation, zum Schutz der Privatsphäre der Endeinrichtungen von Nutzern und von in diesen Endeinrichtungen gespeicherten Informationen, zum Schutz vor unzumutbaren Belästigungen durch Werbung mittels Telefonanrufen, automatischen Anrufmaschinen, Faxgeräten oder elektronischer Post sowie über die Rufnummernanzeige und -unterdrückung und zur Aufnahme in Teilnehmerverzeichnisse (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. o HinSchG)
18. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten im Anwendungsbereich Datenschutz-Grundverordnung (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. p HinSchG)
19. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Sicherheit in der Informationstechnik im Sinne des § 2 Absatz 2 des BSI-Gesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. q HinSchG)
20. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. r HinSchG)
21. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse nach § 316a Satz 2 des Handelsgesetzbuchs (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. s HinSchG)
22. sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen, die kapitalmarktorientiert im Sinne des § 264d des Handelsgesetzbuchs sind, von Kreditinstituten im Sinne des § 340 Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs, Finanzdienstleistungsinstituten im Sinne des § 340 Absatz 4 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs, Wertpapierinstituten im Sinne des § 340 Absatz 4a Satz 1 des Handelsgesetzbuchs, Instituten im Sinne des § 340 Absatz 5 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs, Versicherungsunternehmen im Sinne des § 341 Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs und Pensionsfonds im Sinne des § 341 Absatz 4 Satz 1 des Handelsgesetzbuchs (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 lit. t HinSchG)

3. Abgabe des Hinweises

Meldungen können in Textform oder wahlweise auch in Form einer Sprachaufnahme abgegeben werden; es ist ebenfalls möglich, Dokumente hinzuzufügen.

Wird eine vertrauliche Meldung abgegeben, sind Name und Kontaktdaten anzugeben, ebenso sollte die Position im Unternehmen angegeben werden. Diese Informationen werden vertraulich behandelt und ohne Willen der hinweisgebenden Person nicht innerhalb des Unternehmens oder darüber hinaus weitergegeben.

Sofern die Abgabe anonymer Hinweise möglich ist, wird die Identität der anonym hinweisgebenden Person niemandem gegenüber offengelegt, auch nicht gegenüber dem Personal der Meldestelle oder Ombudsstelle, welches zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Mit dem bei Hinweisabgabe generierten Link kann sich die hinweisgebende Person auch nach Hinweisabgabe jederzeit über den weiteren Ablauf informieren.

Der Ombudsstelle zur Verfügung gestellte Kontaktdaten dienen ausschließlich dazu, bei Bedarf weitere Informationen von der hinweisgebenden Person zu erhalten, falls gewünscht ein persönliches Treffen zu vereinbaren und zur sonstigen Kommunikation im Rahmen der Meldung.

4. Vertraulichkeit

Die Ombudsstelle wahrt die Identität der folgenden Personen:

1. der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zur Annahme dessen hatte.
2. der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

Die Identität dieser Personen wird ausschließlich innerhalb der Ombudsstelle bekannt, unabhängig davon, ob diese für die eingehende Meldung zuständig ist. Ebenso bleibt die Identität betroffener Personen während der Dauer einer durch den Hinweis oder Offenlegung ausgelösten Untersuchung geschützt.

Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt nicht, wenn die hinweisgebende Person der Veröffentlichung ihrer Identität ausdrücklich zugestimmt hat oder die Offenlegung eine notwendige und verhältnismäßige Pflicht im Rahmen einer behördlichen oder gerichtlichen Untersuchung darstellt, insbesondere zur Wahrung der Verteidigungsrechte der betroffenen Person.

Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt ebenfalls nicht bezüglich der Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.

5. Eingangsbestätigung

Der Eingang des Hinweises wird der hinweisgebenden Person innerhalb von 7 Tagen bestätigt.

6. Rollenverteilung

Das Personal der Ombudsstelle ist folgendermaßen organisiert:

Es gibt einen oder mehrere Hinweiskoordinator, die restlichen Personen sind Hinweis-Manager.

Ein Hinweiskoordinator hat die übergeordnete Rolle inne und delegiert die Bearbeitung der eingehenden Hinweise jeweils an einzelne Hinweis-Manager. Deren Bewertung, sowie im späteren Verlauf die Entscheidung zum Ergreifen bestimmter Folgemaßnahmen wird vom Hinweiskoordinator jeweils überprüft und autorisiert. Der Person des Hinweiskoordinators kommt somit die letzte Entscheidung und Verantwortung bezüglich der über das Hinweisgebersystem eingehenden Hinweise zu.

Die Hinweis-Manager nehmen die detaillierte Aus- und Bewertung der Hinweise vor, kommunizieren mit den hinweisgebenden Personen und schlagen angemessene Folgemaßnahmen vor; was alles unter dem Vorbehalt der Autorisierung durch den Hinweiskoordinator steht.

7. Bearbeitung der Meldung

Nachdem ein Hinweis die Ombudsstelle erreicht hat, hat zunächst nur der Hinweiskoordinator Zugriff auf diesen. Nach Einsichtnahme des Hinweises wird er zur weiteren Bearbeitung dem verantwortlichen Hinweis-Manager zugewiesen. Im Anschluss erhält die hinweisgebende Person eine Bestätigung des Eingangs des Hinweises.

Im ersten Bearbeitungsschritt schätzt der Hinweis-Manager ein, ob der Hinweis rechtlich relevante Informationen enthält und klassifiziert detailliert das rechtliche Risiko, dass sich daraus ergibt. Zudem gibt er an, ob Handlungsbedarf besteht und empfiehlt eine konkrete Folgemaßnahme.

Diese Bewertung wird vom Hinweiskoordinator entweder freigegeben oder zur erneuten Bearbeitung an den Hinweis-Manager zurückgegeben.

8. Folgemaßnahmen

Wird die Hinweisbewertung vom Hinweiskoordinator freigegeben, folgt die detaillierte Planung einer Folgemaßnahme durch den Hinweis-Manager. Dabei stehen insbesondere

• die Aufnahme interner Untersuchungen,
• die Abgabe des Verfahrens an eine zuständige Behörde oder an eine für interne Ermittlungen zuständigen Arbeitseinheit im Unternehmen,
• der Verweis der hinweisgebenden Person an eine andere zuständige Stelle und
• der Abschluss des Verfahrens zur Auswahl.

Die Wahl der Folgemaßnahme obliegt jedoch vollumfänglich der Ombudsstelle, diese Aufzählung ist nicht erschöpfend.

Der Hinweis-Manager schlägt eine konkrete Maßnahme vor, plant deren Umsetzung und schätzt den damit verbundenen Aufwand ein. Dieser Vorschlag wird vom Hinweiskoordinator entweder autorisiert oder zur erneuten Bearbeitung an den Hinweis-Manager zurückgegeben.

9. Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person

Die hinweisgebende Person erhält spätestens 3 Monate nach Eingangsbestätigung des Hinweises eine Rückmeldung, in der die Ombudsstelle geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen mitsamt den Gründen für diese mitteilt. Diese Rückmeldung darf gesetzlich nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind oder die im Hinweis genannt werden, nicht beeinträchtigt werden und ist dementsprechend gegebenenfalls beschränkt.

Jedoch ist schon zu einem früheren Zeitpunkt eine Kontaktaufnahme der Ombudsstelle mit der hinweisgebenden Person möglich, insbesondere um weitere notwendige Informationen zu erhalten. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person hin kann auch ein persönliches Treffen an einem neutralen Ort vereinbart werden, um den Sachverhalt genauer zu schildern und den Hinweis zu besprechen.

Jegliche Kontaktaufnahme läuft über den bei Hinweisabgabe generierten Link ab.

10. Schutz vor Repressalien

Jegliche Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Hinweisabgabe oder eine Offenlegung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann, sind verboten.

Bei einem Verstoß gegen dieses Verbot hat die hinweisgebende Person Anspruch auf Schadensersatz gegen den Verursacher, auch bezüglich Nicht-Vermögensschäden.

Erleidet eine hinweisgebende Person nach der Abgabe eines Hinweises oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist.

11. Rechtsfolgen bei Falschmeldung

Der Schutz vor Repressalien und die Vertraulichkeit bezüglich der Identität kommen einer hinweisgebenden Person nur zugute, wenn sie

1. zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die von ihren gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen, und
2. die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Hinweisabgabe hinreichenden Grund zu dieser Annahme hatte.

Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Hinweise abgeben, sind also weder bezüglich der Vertraulichkeit ihrer Identität noch gegen Repressalien geschützt und sind zum Ersatz des daraus erstehenden Schadens gesetzlich verpflichtet.